Todos sabemos que una carta habla mucho de la persona y que juega un gran papel a la hora de solicitar un trabajo, pedir un aumento de sueldo, etc. Después de todo, una imagen vale más que mil palabras.
Puntos a considerar:
1.- De ser posible,
utilice encabezados y/o membretes. Así, su lector podrá
entender más rápida y fácilmente el motivo
de su carta, fax o memorándum.
2.- Piense y
decida qué es lo quiere comunicar antes de escribir su carta.
De no ser así, probablemente sus frases redundarán
hasta que pueda pensar en alguna forma de terminarlas. En otras
palabras, siempre debe planear por adelantado lo que quiere decir.
3.- Cuando sea
posible (casi siempre lo es), use frases cortas, de forma que su
Carta Formal pueda ser comprendida a la primera lectura.
4.- Ponga ideas
diferentes en párrafos separados. En algunos casos se recomienda
numerar los diferentes párrafos de la Carta Formal para facilitar
la lectura y comprensión.
5.- Use palabras
que todo mundo pueda entender; siempre acorde al tono, estilo y
nivel de formalidad de la carta formal que está redactando.
6.- Las tres
“C”s para una buena redacción:
- Su carta debe
ser CLARA - Su lector debe entender exactamente
el mensaje.
- Su carta debe
estar COMPLETA - Su lector debe recibir toda la
información necesaria.
- Su carta debe
ser CONCISA - Su lector probablemente es una persona
ocupada.
Ejemplo:
México,
D.F., 8 de mayo de 1998
Asunto : Solicitud de conferencia
Sr.
Alejandro Encinas
Secretario del Medio Ambiente
Presente:
Los alumnos de sexto año de la escuela "Gabino Barreda",
estamos interesados en conocer e investigar acerca de las medidas
que su dependencia realiza para mejorar las condiciones actuales
del ambiente. Por lo cual solicitamos a usted una visita y una conferencia
en nuestra escuela como parte de la "Semana por el ambiente",
que se llevará a cabo del 4 al 18 de junio. Nuestro evento
no tiene fines publicitarios ni lucrativos, solamente deseamos difundir
las causas del problema y plantear algunas soluciones.
Agradecemos de antemano la atención que le brinde a nuestra
solicitud.
Atentamente
Los
alumnos de sexto grado
de la escuela "Gabino Barreda".
Pasos a seguir:
1.-
Escriba cuál es el objetivo/motivo de su carta: Pregúntese:
¿cuál es la meta de esta carta formal que deseo enviar?
2.- Reúna
toda la información relevante: correspondencia previa, reportes,
números etc.
3.- Enumere
por orden de importancia los puntos a tratar. Decida qué
puntos son irrelevantes y pueden omitirse. Recuerde ser lo más
conciso posible.
4.- Haga un
esquema/borrador y escriba los puntos a tratar. Al hacerlo, plantéese
las siguientes preguntas:
¿Dejé
fuera algún punto importante a tratar?
¿Puedo
cambiar la presentación para hacerla más clara?
¿Incluí
algún punto irrelevante?
5.- Escriba
un primer borrador. Deje espacio suficiente para notas y correcciones.
6.- Revise su
borrador tomando en cuenta las siguientes preguntas:
INFORMACION:
¿Se cubren todos los puntos y/o temas a tratar?
¿Es
la información RELEVANTE, CORRECTA Y COMPLETA?
INGLES/ESPAÑOL:
¿Son la estructura, gramática, ortografía y
puntuación correctas?
ESTILO: ¿La
apariencia de la carta es atractiva?
¿Suena
natural y sincera?
¿Es
CLARA, CONCISA y CORTES?
¿Su
lector recibirá la impresión deseada?
¿Es
el tipo de carta que le gustaría recibir?
7.- Escriba
su carta final.
Fuente:http://www.contenidoweb.info/otros/carta_formal.htm